Privacy statement - Grace B.V.

Laatst bijgewerkt: 8 april 2025

Welkom op de website van Grace B.V.. Wanneer je onze website bezoekt of contact met ons opneemt, ontvangen we informatie over jou. In deze privacyverklaring leggen we duidelijk uit wat we met jouw informatie doen. We behandelen je gegevens altijd zorgvuldig en bewaren ze veilig. Heb je vragen of wil je weten welke informatie we van je hebben? Neem dan gerust contact met ons op. We kunnen deze privacyverklaring soms aanpassen. Het is daarom verstandig om deze pagina regelmatig te bekijken zodat je op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.

1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van jouw gebruik van ons platform kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

Van nabestaanden of contactpersonen:
- Naam en contactgegevens (e-mail, telefoonnummer, adres) en geboortedatum
- Relatie tot de overledene
- Facturatie- en betalingsinformatie
- Voorkeuren en keuzes met betrekking tot de uitvaart of herdenkingsdiensten
- identiteitsgegevens
- IP-adres, browserinformatie en websitegedrag

Van overledenen (voor zover van toepassing op het proces):
- Naam, geboortedatum en overlijdensdatum, adres
- Wensen of notities over uitvaart (vooraf of via vertegenwoordigers vastgelegd)

2. Waarom verwerken wij deze gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens om:
- Een overlijden te melden en door te geven aan andere organisaties
- Nabestaanden en betrokkenen te begeleiden bij het regelen van een uitvaart of gerelateerde zaken
- Contact op te nemen met nabestaanden en partners
- Aanvragen te verwerken van bijvoorbeeld uitvaartverzorgers of leveranciers
- Persoonlijke voorkeuren en wensen zorgvuldig op te volgen
- Betalingen te verwerken en diensten te leveren
- Juridische of administratieve verplichtingen na te komen
- Onze dienstverlening te verbeteren

3. Worden gegevens gedeeld met derden?
Wij delen gegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze dienstverlening. Voorbeelden van partijen waarmee we gegevens (mogelijk) delen:
- Organisaties die een overlijdensmelding ontvangen
- Gecertificeerde uitvaartverzorgers of dienstverleners (zoals bloemisten, drukwerkbedrijven, vervoerders)
- Juridische of administratieve adviseurs indien van toepassing
- Betaaldienstverleners voor financiële transacties
- IT-dienstverleners voor hosting en beveiliging van onze systemen

Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen niets zonder geldige grondslag. Met al onze verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten om jouw gegevens goed te beschermen.

4. Beveiliging van persoonsgegevens
Gezien de gevoelige aard van onze dienstverlening nemen wij extra maatregelen om jouw gegevens veilig te houden:
- Beveiligde (SSL) verbindingen
- Versleutelde opslag van gevoelige informatie
- Interne toegangsbeperkingen
- Regelmatige back-ups en software-updates
- Vertrouwelijkheidsovereenkomsten met personeel en partners

5. Grondslag van verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:
- Toestemming (bijvoorbeeld wanneer je een contactformulier invult, een opzegging doorstuurt of wensen registreert)
- Uitvoering van een overeenkomst (bijvoorbeeld bij het organiseren van een uitvaart)
- Wettelijke verplichting (zoals fiscale bewaarplicht)
- Gerechtvaardigd belang (zoals het verbeteren van onze dienstverlening of het bewaren van contactgeschiedenis)

6. Ontvangers en waarborgen
Persoonsgegevens worden waar nodig gedeeld met zorgvuldig geselecteerde derden. Indien gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt worden, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Bewaartermijnen
Wij bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk. Richtlijnen die wij hanteren:
- Contactgegevens en communicatie: 2 jaar na afronding van het traject
- Factuur- en betalingsgegevens: 7 jaar (conform wettelijke verplichtingen)
- Uitvaartwensen en -informatie: tot 5 jaar of op verzoek korter 
- Websitebezoekgegevens: max. 26 maanden (Analytics)

8. Jouw rechten als gebruiker
Je hebt het recht om:
- Inzage te vragen in jouw persoonsgegevens
- Gegevens te corrigeren of aan te vullen
- Je gegevens te laten verwijderen (indien wettelijk mogelijk)
- Verwerking te beperken of hier bezwaar tegen te maken
- Jouw gegevens op te vragen in een gestructureerde, digitale vorm (dataportabiliteit)
- Toestemming in te trekken (indien verwerking daarop gebaseerd is)

Je kunt contact opnemen via dpo@metgrace.nl om jouw rechten uit te oefenen.

9. Klachten en aansprakelijkheid
Indien je een klacht hebt over onze omgang met jouw persoonsgegevens, kun je contact opnemen via dpo@metgrace.nl. Mocht je er met ons niet uitkomen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wij zijn niet aansprakelijk voor schade als gevolg van onrechtmatig gebruik van jouw gegevens door derden, mits wij zorgvuldig en conform wet- en regelgeving hebben gehandeld.

10. Geautomatiseerde besluitvorming
Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming die aanzienlijke gevolgen kan hebben voor gebruikers of nabestaanden.

11. Cookies en tracking
Wij gebruiken cookies om onze website goed te laten functioneren en om het gebruikersgemak te verbeteren. Bij jouw eerste bezoek informeren wij je hierover en vragen wij toestemming waar nodig.

Wij gebruiken:
- Functionele cookies (voor goede werking van de site)
- Analytische cookies (zoals Google Analytics, geanonimiseerd)
- Trackingcookies (optioneel, alleen bij toestemming)

Je kunt je voorkeuren altijd aanpassen via de cookie-instellingen op onze site. Meer informatie vind je in ons aparte cookiebeleid.

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over hoe wij omgaan met persoonsgegevens? Neem gerust contact met ons op:

E-mail: dpo@metgrace.nl 
Adres: Grace B.V., Nijverheidstraat 11-E, 7511 JM, Enschede, Nederland